1. Definitioner En konferens föreligger när konferenslokaler tillhandahålles med eller utan logi/ eller förtäring. Beställaren är den person- juridiskt eller fysisk – som är betalningsskyldig för konferensen. Med leverantör avses den anläggning som levererar konferensen. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, samt priset för särskilt beställda tjänster.

2. Beställning Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Leverantören skall bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt alt. med e-post. Anmärkning Senast 2 veckor före konferensens början skall beställaren lämna leverantören slutliga uppgifter om antalet hotellrum konferenslokaler samt utrustning. Vidare skall beställaren då lämna konferensprogram med tider för samtliga måltider, spatider, aktiviteter etc. Vid konferens med logi skall beställaren också då lämna namlista över deltagarna och önskemål om rumsfördelning. Förskott – Leverantören kan begära förskott. Erläggs ej förskottsbetalning inom avtalad tid är beställningen inte bindande för leverantören.

3. Särskilda önskemål vid beställning Har beställaren särskilda önskemål t.ex specialkost, husdjur, funktionshinder m.m. så skall dessa redan framställas vid bokningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang och tillgång till värdeskåp inom anläggningen. Värdefull egendom - Önskar beställaren medföra egendom av högt värde och förvara denna i leverantörens utrymmen eller värdeskåp, skall beställaren upplysa leverantören om detta. Vid stöld eller dylikt är leverantören ersättningsskyldig för fulla värdet av egendomen endast i det fall leverantören genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.

4. Avbeställning Leverantören skall skriftligen bekräfta mottagandet av en avbeställning som skall göras skriftligen av beställaren. Vid avbeställning senare än fyra (4) veckor innan konferensens början skall beställaren ersätta leverantören med 75% av värdet på beställningen. Vid avbeställning senare än två (2) veckor innan konferensens början skall beställaren ersätta leverantören med 100% av värdet på beställningen. För konferenser som ej kombineras med logi, dvs dagkonferenser gäller dock att avbeställning av högst 10% av beställda deltagarantalet kan ske fram till kl. 11.00 tre (3) arbetsdagar före konferensens början utan att någon avgift uttas för avbeställt antal. Ersättningsskyldigheten vid avbeställning kan jämkas, med hänsyn till om leverantören kunnat sälja det som avbeställts till annan beställare och med beaktande av leverantörens kostnader.

5. Betalning Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna skall betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta ej rätt till nedsättning av priset. Betalning skall erläggas enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren erlägga full likvid senast 10 dagar från fakturadatum. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta med gällande diskonto med tillägg av 8%. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.

6. Reservation för prisändringar Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är leverantören berättigad att ta ut pristillägg som svarar till kostnadsökningen. Leverantören skall omgående informera beställaren när pristillägg sker.

7. Force majeure Strejk, lockout, eldsvåda, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldigheter att utge skadestånd.

8. Ansvar för egendom/vållande av skada Leverantören har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i konferenslokaler. Skulle det emellertid visa sig att leverantören eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Leverantören ansvarar också för egendom som förvarats i av leverantören låst förvaringsutrymme, såvida inte egendomen är av särskilt högt värde ( se ovan punkt 3). Annan skada som vållas beställaren genom försummelse från leverantörens sida skall ersättas. Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller konferensdeltagare genom försummelse vållar leverantören.

9. Tvister För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser, står SHRs Ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. SHRs medlemsföretag har förbundit sig att följa Ansvarsnämndens beslut. Sveriges Hotell- och Restaurangföretagares styrelse 2006 01 01